कार्यालय की लड़ाई: ईमेल बनाम चैट

पिछले 20+ वर्षों से, ईमेल व्यवसायों को आंतरिक रूप से संवाद करने के लिए कुछ गंभीर दावेदारों के साथ चुनौती देने के लिए जाने का साधन है।

लेकिन ... संचार उपकरणों की एक नई नस्ल, व्यवसाय चैट ऐप, ईमेल के प्रभुत्व के लिए खतरा है।

ब्लॉगर्स और प्रेस एक दशक से अधिक समय से उलझे हुए ईमेल के लिए आपत्तियां लिख रहे हैं, हालांकि ऐसा लगता है कि ईमेल की मौत की खबरें बहुत अतिरंजित हैं। तो क्या, अगर कुछ भी, इन नए प्रतिद्वंद्वियों जैसे कि स्लैक और फेसबुक वर्कप्लेस ईमेल के लिए एक गंभीर खतरा है?

क्या ईमेल का शासन अंत में समाप्त हो रहा है?

स्वाभाविक रूप से, सही मायने में पता लगाने का एकमात्र तरीका ईमेल चैट-टू-हेड की तुलना बिजनेस चैट प्लेटफार्मों से करना है। और उनकी तुलना करने का इससे बेहतर तरीका क्या हो सकता है, जिससे वे स्ट्रीट फाइटर-स्टाइल को ड्यूक कर सकें।

तो आगे की हलचल के बिना - लड़ाई शुरू होने दो।

खिलाड़ी का चयन

व्यवसाय चैट श्रेणी में बहुत अधिक भीड़ होती है, जिसमें कई अलग-अलग ऐप हैं जो विविध सुविधा सेट प्रदान करते हैं। इन अंतरों को ऑफसेट करने के लिए, यह मैच केवल एक उत्पाद नहीं, बल्कि पूरी श्रेणी के रूप में चैट ऐप्स के खिलाफ ईमेल करेगा।

पहले, इन दो हैवीवेट के प्री-मैच आंकड़ों पर चलें।

दुनिया भर में अनुमानित 2.7 बिलियन उपयोगकर्ताओं के साथ ईमेल स्पष्ट रूप से दो से अधिक शक्तिशाली है।

यहां तक ​​कि आंतरिक संचार के लिए भी, ईमेल अभी भी दूर है और व्यवसायों के लिए सबसे महत्वपूर्ण उपकरण है। ReportLinker के एक सर्वेक्षण में पाया गया कि आधे अमेरिकी कार्यकर्ता आंतरिक रूप से अपने प्राथमिक उपकरण के रूप में ईमेल का उपयोग करते हैं। केवल 8% ने बिजनेस चैट ऐप का इस्तेमाल किया।

हो सकता है कि यह एक असमान मैच-अप जैसा प्रतीत हो, लेकिन चैट ऐप्स के पास युवा हैं। सबसे बड़ा खिलाड़ी, स्लैक, 2013 में लॉन्च किया गया था, जबकि ईमेल 1970 के दशक के मध्य से एक पहचानने योग्य रूप में है।

क्या चैट ऐप्स में परिपक्वता की कमी है, वे चपलता के लिए बनाते हैं, आधुनिक तकनीक का लाभ उठाते हैं। इसके विपरीत, आखिरी बार 2012 में ईमेल प्रोटोकॉल मानक में बदलाव हुआ था।

राउंड 1: स्पीड बनाम रणनीति

यदि आपने कभी स्ट्रीट फाइटर खेला है, तो आपको पता होगा कि खिलाड़ी के दो स्कूल हैं। ऐसे लोग हैं जो भयानक कॉम्बो को खींचने के लिए सही समय पर सही बटन दबाने पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

फिर वे हैं जो बटन को मैश करते हैं, उम्मीद करते हैं कि गति उन्हें गेम जीत जाएगी।

कुछ मायनों में, यह थोड़ा सा है कि चैट और ईमेल कैसे भिन्न होते हैं।

चैट ऐप इंस्टेंट और मैसेजिंग ऑन द फ्लाई हैं। आपसे अपेक्षा की जाती है कि जैसे ही आप संदेश प्राप्त करें, उन्हें प्राप्त कर लें। इसका मतलब है कि विचार-विमर्श तेज गति से होता है, और आप जल्दी निर्णय लेते हैं।

और आज के तेज-तर्रार कारोबारी माहौल में, फुर्तीले और निर्णय लेने में तेज होना जीत और हार का अंतर हो सकता है।

दूसरी ओर, ईमेल उपयोगकर्ताओं के पास प्रतिक्रिया देने के लिए एक बहुत अधिक क्षमा करने वाली विंडो है। कोई भी आपसे अपेक्षा नहीं करता कि आप ईमेल प्राप्त करने या ईमेल का जवाब देने के लिए अपने ईमेल खातों से चिपके रहें। यदि आप किसी ईमेल का उत्तर देर से देते हैं, तो आमतौर पर यह माना जाता है कि आप अपने डेस्क पर नहीं हैं या आप बस उपलब्ध नहीं हैं।

इसका मतलब हो सकता है कि चर्चाओं को हल करने में थोड़ा अधिक समय लगे, लेकिन यह आपको नए संदेश पर स्विच करने से पहले किसी कार्य को समाप्त करने का अवसर देता है। अब आप अपना पूरा ध्यान नए संदेश के लिए समर्पित कर सकते हैं और एक विचार के माध्यम से प्रतिक्रिया दे सकते हैं।

आइए पहले दौर के स्कोरकार्ड पर एक नज़र डालें:

पहले दौर के बाद, ऐसा लगता है कि चैट ऐप्स के बारे में सिर्फ ऊपरी हाथ हैं, लेकिन उनके विचलित करने का मतलब है कि ईमेल पर लीड बहुत पतला है। 2 राउंड के बाद ...

राउंड 2: कभी भी ट्रैक न खोएं

यदि आपने कभी आंतरिक संचार के लिए ईमेल का उपयोग किया है, तो आप शायद कम से कम एक बार किसी सहकर्मी को जवाब देना भूल गए हों। आपको इसके बारे में दोषी महसूस हुआ होगा, लेकिन मैं आपको यह बताने के लिए यहाँ हूं कि यह आपकी गलती नहीं है।

नहीं! वास्तव में, आपके सहयोगी के ईमेल में कभी मौका नहीं था। आपके ईमेल इनबॉक्स से टकराने के कुछ ही क्षणों के भीतर, इसे बिक्री पिचों, क्लाइंट अनुरोधों और स्पैम द्वारा दफन कर दिया गया।

आवश्यकता से बाहर, ईमेल क्लाइंट ने जटिल फ़िल्टरिंग सुविधाओं का निर्माण किया है, इसलिए, यदि आपके पास कुछ हफ़्ते हैं, तो आप अपने इनबॉक्स को ऑप्टिमाइज़ कर सकते हैं और कभी भी किसी अन्य सहयोगी के ईमेल को न चूकें। जब तक आपको फ़िल्टर अपडेट करने की आवश्यकता न हो, तब तक।

यदि वह ध्वनि मज़ेदार नहीं है (यह मेरे लिए नहीं है), तो शायद आपके लिए एक चैट ऐप है। क्योंकि आप केवल आंतरिक संचार के लिए इसका उपयोग कर रहे हैं, इसलिए आपको समाचारपत्रकों के तहत दफन किए जा रहे लेखांकन के संदेश से एंजेला के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।

लेकिन चैट ऐप्स ने अभी तक यह राउंड नहीं जीता है। उनके पास अकिलीज़ की एड़ी है; वे भ्रम पैदा कर सकते हैं क्योंकि वे संचार के अधिक अनौपचारिक और कम संरचित रूप को प्रोत्साहित करते हैं। समूह चैट समूह की सभी चर्चाओं को केवल कुछ धागों में जोड़ती है। ये धागे जल्दी से चलते हैं, अक्सर विभिन्न वार्तालापों के बीच स्विच करते हैं।

जो कहा गया है उस पर नज़र रखना कड़ी मेहनत है!

आपके साथियों के साथ सहयोग एक चुनौती नहीं होना चाहिए। गुम होने के डर से आपको सात चल रही बातचीत को संतुलित करने की आवश्यकता नहीं है।

तो गोल दो के बाद क्या स्कोर है?

जो कुछ कहा गया है, उस पर नज़र रखने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है, इस संबंध में, कम से कम, ईमेल ने यह पता लगा लिया है। एक मौजूदा चर्चा जारी रखना चाहते हैं? बस जवाब मारो। अन्यथा, लिखें पर क्लिक करें।

राउंड 3: सरल या शक्तिशाली?

स्ट्रीट फाइटर के प्रत्येक चरित्र में ट्रेड-ऑफ़ हैं, और उस चरित्र के निर्णय को किस रूप में खेलना है, इसके परिणाम हैं जो आप कैसे खेलते हैं, और क्या आप जीतते हैं, को प्रभावित कर सकते हैं।

मुझे लगता है कि यह एक और सादृश्य के लिए समय है।

ईमेल शक्तिशाली कॉम्बो-चाल के साथ एक स्ट्रीट फाइटर चरित्र की तरह है, लेकिन केवल तभी जब आप बटन के जटिल अनुक्रम को याद रखने का प्रबंधन करते हैं। चैट एप्स केवल एक किक वाले पात्र की तरह हैं: याद रखने में सरल, लेकिन उतना प्रभावी नहीं।

वे बहुत ज्यादा नहीं लग सकते हैं, लेकिन लोगों को ईमेल चेन मिडवे के माध्यम से जोड़ने या हटाने की सरल क्षमता असाधारण रूप से उपयोगी है। यह कुछ ऐसा है जो आप ज्यादातर चैट ऐप्स पर नहीं कर सकते।

यह एक विशेषता है जो वास्तव में दिखाता है कि हम कार्यों में कैसे सहयोग करते हैं, क्योंकि आवश्यकता पड़ने पर लोगों को मदद के लिए आमंत्रित किया जाता है। लेकिन, जैसा कि ईमेल में बहुत सारी उपयोगी सुविधाओं के साथ है, वे उपयोग करने में आसान हैं।

चैट ऐप्स उस जटिलता को पूरी तरह से पूरी तरह से दूर कर देते हैं। अंतहीन समूह थ्रेड्स पर निर्भरता का मतलब है कि आप या तो किसी को पूरे संदेश लॉग तक पहुंच देते हैं, या इस बातचीत के लिए एक नया समूह शुरू करते हैं।

तो तीसरे और अंतिम दौर के बाद हम कैसे कर रहे हैं?

यद्यपि ईमेल अधिक जटिलता के लिए अनुमति देता है लेकिन इसे स्थापित करना कठिन हो सकता है, और यह संभावना है कि आप इसका अधिक लाभ नहीं उठा रहे हैं। चैट-ऐप्स हालांकि अधिक सरल हैं, ईमेल में उपलब्ध कार्यक्षमता के लिए कुछ अच्छा गायब हो सकता है, लेकिन उपयोग करने के लिए अधिक आसान है। इस अर्थ में यह बहुत कुछ है कि आपको उपकरण से क्या चाहिए।

और विजेता है…:

कोई विजेता नहीं है। यह ड्रॉ है।

और ऐसा नहीं है कि हर किसी को एक विजेता नहीं बनाया जाएगा।

निष्कर्ष में, ईमेल और चैट ऐप दोनों में सकारात्मकता और नकारात्मकता है, लेकिन न तो आदर्श संचार उपकरण का ताज पहनाया जा सकता है।

ईमेल शायद पुराना है और बहुत नए तरीके से अटका हुआ है, जिसमें नवीनता और प्रोटोकॉल अपडेट का अभाव है।

चैट एप्लिकेशन नए और अभिनव हैं, लेकिन व्यावसायिक संचार साधनों द्वारा आवश्यक जटिलता के लिए अभी भी बहुत सरल हैं। यह समूह सूत्र में अवलोकन की कमी के कारण विशेष रूप से स्पष्ट है, जब बातचीत विषय से हट सकती है, और जो कहा गया है उसका ट्रैक खोना आसान हो सकता है।

एक ही समय में, भले ही ईमेल अधिक जटिल कार्यक्षमता के लिए अनुमति देता है, यह संभावना नहीं है कि आप इसे सबसे अधिक बना रहे हैं।

तो इसका क्या मतलब है, हमारे मूल सवाल पर वापस जाने के लिए, "क्या यह ईमेल के लिए खत्म हो गया है?" देखा।